Quien tiene una pyme conoce bien su rutina: hay clientes que atender, productos o servicios que mejorar y ventas que cerrar, pero también facturas que emitir, pagos que perseguir, gastos que registrar, movimientos bancarios que revisar y reportes que preparar. El problema es que estas tareas, necesarias para el negocio, consumen buena parte de la jornada.
Es precisamente en ese trabajo, de cuentas y papeleo, donde la inteligencia artificial ofrece impacto inmediato. Estas herramientas permiten procesar documentos, generar reportes, automatizar cobranzas, responder consultas y mantener información organizada sin que cada paso tenga que hacerse manualmente, reduciendo considerablemente el tiempo de dedicación de los equipos responsables. Con herramientas de IA, una empresa puede ahorrar hasta un 80% del tiempo que destina a tareas repetitivas.
“La mayoría de los emprendedores no creó una empresa para emitir facturas, perseguir pagos o preocuparse del SII. La creó para desarrollar un gran producto, entregar un excelente servicio y conseguir más clientes. La inteligencia artificial puede ayudar a sacar parte de esa carga administrativa del camino”, explica Tomás Guzmán, cofundador de Parrotfy, empresa que ofrece parte de estos servicios.
La pregunta es por dónde empezar. Para una pyme con recursos y equipos acotados, intentar automatizar todo de una vez puede agregar dificultades. Una forma práctica de avanzar es identificar labores que se repiten y consumen muchas horas, y brindan poco valor directo al cliente.
La IA también mejora la forma en que una pequeña empresa accede a su propia información. Preguntas que antes implicaban revisar distintas planillas o preparar un informe –saber por qué cayó la rentabilidad, qué productos son los más rentables, por ejemplo– pueden responderse en segundos cuando los datos están disponibles en el sistema.
“Antes, obtener algunas de estas respuestas podía tomar horas o incluso días. Hoy una pyme puede acceder a esa información prácticamente en tiempo real. Para un emprendedor que tiene que estar pendiente de muchas cosas al mismo tiempo, consultar esos datos rápidamente puede hacer mucho más simple la gestión diaria”, señala Guzmán.
Sin embargo, esa capacidad tiene límites. Hay decisiones dentro de una empresa que requieren conocer a las personas, entender una relación comercial o definir qué camino se quiere seguir. Contratar a alguien o negociar con un cliente son ejemplos donde la tecnología puede entregar información o recomendaciones, pero la decisión sigue dependiendo de las personas.
También hay que considerar qué ocurre antes de automatizar. Si una empresa tiene procesos desordenados, incorporar inteligencia artificial no los ordenará automáticamente. “Por eso, uno de los primeros pasos es revisar cómo se está trabajando y comenzar con tareas concretas, antes de extender estas herramientas a otras áreas. La IA es muy buena ejecutando procesos, pero las decisiones importantes siguen siendo humanas. Puede entregar antecedentes y hacer recomendaciones, pero definir hacia dónde va la empresa requiere criterio, experiencia y conocimiento del negocio”, afirma Guzmán, de Parrotfy.
