Un duro informe emitió la Contraloría sobre irregularidades en la recepción, custodia y entrega de medicamentos en la farmacia del Hospital Regional de Talca.
En lo general se detectó que no existe control en el ingreso de personas al recinto lo que puede derivar en robo de medicamentos. También se observaron registros con RUT erróneos e, incluso, de personas fallecidas. También se hallaron unidades faltantes por 100 millones de pesos.
Frente a ello, el director del mencionado recinto emitió una declaración en el que informa que al asumir su cargo presentó una denuncia por una serie de ilícitos que están en investigación.
El informe de la Contraloría es el siguiente:
Objetivo
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan los procedimientos de recepción, custodia, y entrega de medicamentos en el Hospital Regional de Talca, en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020. Asimismo, practicar un examen de cuentas a las adquisiciones de medicamentos, efectuadas en el marco de la ley N° 19.886 y su reglamento, con la finalidad de validar que los registros de los medicamentos se encuentren debidamente documentados; que haya una aplicación por parte de la dirección, de los principios de eficiencia, eficacia y economicidad; y que cuente con procedimientos eficientes en el control y uso de las especies adquiridas; acreditando la veracidad y fidelidad de las cuentas relacionadas; la autenticidad de la documentación de respaldo y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.
Conclusiones
Del procedimiento de inventario practicado por personal de esta Sede Regional con fecha 24 de noviembre de 2021, en donde se determinó una muestra de 40 medicamentos almacenados en Farmacia Hospitalizado y 35 en Farmacia CDT, se constató la existencia de diferencias en 13 y 18 de ellos, respectivamente, entre los registros del sistema de abastecimiento y el stock físico de los productos, cuyos valores fluctúan, en el caso de la Farmacia Hospitalizado de $-54.094.354 a $4.920.248; en tanto, respecto de la Farmacia CDT (Centro de Diagnóstico Terapéutico), estos varían de $-47.617.138 a $187.322.791, aspectos que no se condicen con lo previsto en los artículos 60 y 61 de la ley N° 10.336. Además, lo descrito no se aviene a lo dispuesto en los artículos 3°, 5° y 11, de la ley N° 18.575.
Atendido lo anterior, ese centro asistencial deberá indagar las causas que originaron las diferencias antes señaladas, y con el resultado de tales gestiones adoptar las medidas correctivas que sean del caso, dando cuenta de ello a esta Contraloría Regional, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe, por medio del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Asimismo, tendrá que evaluar la necesidad de implementar todas las medidas de control posibles a fin de mitigar el riesgo de control relacionado con el acceso, logística y operatividad de la bodega de medicamentos de las farmacias de hospitalizados y CDT, tanto aquellas relacionadas con las fallas detectadas en el ingreso y salida de fármacos en el sistema ABAS y SISMAULE; acceso a las dependencias de la bodega; espacio utilizado para el almacenamiento; logística de distribución de los productos a los usuarios finales, entre otros, con el propósito de evitar la ocurrencia de faltantes y/o sobrantes de medicamentos en los inventarios que se practiquen y además, poseer la garantía suficiente que los fármacos detallados en el sistema se encuentren debidamente custodiados por el hospital.
Se verificó que en la totalidad de las bodegas de la farmacia del CDT, no existen medidas de control orientadas a impedir el ingreso de personas ajenas a dicha unidad, a objeto de mitigar el riesgo de pérdidas o mermas, ya sea por robo, hurto o bien por el deterioro de los insumos que allí se guardan, hecho que incumple lo preceptuado en el N° 4.1, de la Norma Técnica N° 147, de Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución para Droguerías y Depósitos de Productos Farmacéuticos de Uso Humano, aprobada por la resolución exenta N° 57, de 2013, del Ministerio de Salud, MINSAL, por lo que a ese centro de salud le corresponderá implementar las medidas necesarias que logren impedir el ingreso de personas ajenas a dicha unidad, mitigar el riesgo de eventuales pérdidas o mermas, ya sea por robo, hurto o bien por el deterioro de los insumos que allí se guardan, especialmente teniendo en consideración que el HRT cuenta con medicamentos de alto costo y/o de fácil acceso a ellos, toda vez que los medicamentos son resguardados en cajones sin algún medio de seguridad, informando documentadamente de su avance a esta Contraloría Regional, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Se evidenció que la “Bodega 81” del CDT efectuaba una doble función, tanto de entrega directa a los pacientes vía ventanilla como de distribución a otras unidades del hospital (denominadas botiquines), lo cual genera un alto flujo de información y documentos (recetas médicas) que pueden provocar errores en la digitación de las entradas y salidas de los medicamentos, situación que se ve acrecentada por la infraestructura poco espaciosa que posee el establecimiento en esa bodega. Además, cabe indicar que el recuento de algunos fármacos de las bodegas 81 y 82 fue en distintas localidades ubicadas en dependencias del HRT, aspecto que no permite mantener un adecuado control de los fármacos, ya que no existe un mecanismo en línea o sistema computacional que logre identificar la ubicación exacta donde se encuentran los medicamentos. Lo expuesto no se ajusta a lo establecido en los Nos 4.2 y 4.3 de la Norma Técnica N° 147, aprobada por la resolución exenta N° 57, de 2013, del MINSAL.
En este contexto, el HRT deberá iniciar las acciones pertinentes que mantenga un adecuado control de los fármacos, en el cual se obtenga, por un lado, procedimientos de control que mitiguen el riesgo de potenciales errores en la digitación de las entradas y salidas de los medicamentos, y por otro, un mecanismo en línea o sistema computacional que logre identificar la ubicación exacta donde se encuentran los medicamentos, informando documentadamente de su avance a esta Contraloría Regional, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Se visualizó la existencia de falencias en el registro del sistema ABAS de los precios y unidades de los medicamentos, tales como el “Ácido Ursodesoxicólico 250 MG”, y las unidades de los fármacos Fluticasona Propionato 250 Salmeterol 25 (Brexotide) y Ácido Valproico 250 MG / 5 ML Jarabe 120 ML (Depaneke), aspectos que distorsionarían el monto y cantidad de los fármacos, dado que presentan errores en la digitalización de los precios y en las unidades, llevando aparejado un riesgo que el inventario no se encuentre debidamente registrado y contenga información poco confiable, hecho que no se aviene a lo especificado en el numeral 50 de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de esta Entidad de Control, por lo que el hospital deberá fortalecer los mecanismos de registro tanto de los ingresos como los egresos de medicamentos, con el fin de reducir el riesgo de ingresar datos erróneos al sistema, como también, velar por el debido cumplimiento de la medida informada, en coordinación con el Servicio de Salud Maule, informando documentadamente su avance a esta Contraloría Regional, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Se determinó la existencia de a lo menos 6 registros que contaban con el campo “RUT” erróneo; se observó que 7 profesionales aparecen con Rut y nombres inusuales; se detectaron 291 registros donde las fechas de las recetas médicas son posteriores a la fecha de defunción del paciente; se constató, a lo menos 7 registros con diferencias en las cantidades recetadas y entregadas; y se evidenció que en a lo menos 9 registros la data de la receta médica es con anterioridad a la fecha de atención médica. Lo anterior, vulnera el principio de control consagrado en el artículo 3º de la mencionada ley N° 18.575; y lo dispuesto en el numeral 51 de la resoluciónexenta N° 1.485, de 1996.
Bajo este escenario, el centro hospitalario, deberá iniciar las acciones que permitan remitir los instructivos y/o protocolos sobre personas indocumentadas; y los antecedentes que esclarezcan el origen de los casos acá expuestos; y eliminar las cuentas genéricas visualizadas en el anexo N° 2, informando documentadamente de ello a esta Contraloría Regional, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Además, deberá instruir al personal correspondiente a fin de que, en lo sucesivo, se anote oportuna y correctamente las datas de las atenciones a los pacientes, y se vele por la acertada entrega de los medicamentos recetados, evitando la ocurrencia de falencias en el registro, fiabilidad y mantención de los datos relacionados con las recetas médicas que posee el HRT.
Se detectó un faltante de 4.620 unidades del medicamento “Elvitegravir 150MG/ Cobicistat 150MG/ Emtricitabina 200 MG/ Tenofovir Alafenamida 10 MG”, denominado “Genvoya”, lo que infringe lo establecido en el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, debiendo el HRT emprender las medidas necesarias que esclarezcan la situación detectada, con el personal informático pertinente, a fin de acreditar la ocurrencia del ajuste y/o error en el sistema informático, informando documentadamente de ello a esta Contraloría Regional, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe Finalmente, acerca de estos 6 resultados, las materias serán incluidas en el proceso disciplinario que esta Contraloría Regional se encuentra incoando en el HRT, según resolución exenta N° PD00374, de 2021, de este origen, con el propósito de determinar las eventuales responsabilidades en los hechos antes reseñados.
De la revisión de los medicamentos bajo control legal, en dependencias de la Farmacia Hospitalizado, se verificó la existencia de 91 unidades de medicamentos controlados en mal estado (quebrados), lo que no se aviene con la letra d) del numeral 8, de la circular Nº 35/38, de 2012, de la Subsecretaría de Salud Pública, que Imparte Instrucciones para el Adecuado Proceso de Eliminación de Residuos de Medicamentos en Mal Estado y Vencidos Generados por Establecimientos de Salud.
En mérito de lo expuesto, corresponde que ese servicio gestione con la SEREMI de Salud la destrucción, inutilización y eliminación de los medicamentos observados, de conformidad con lo dispuesto en la letra d) del numeral 8, de la circular No 35/38, de 2012, de la Subsecretaría de Salud Pública, informando documentadamente de ello a esta Contraloría Regional, en el plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe, por medio del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
De la revisión de la conciliación bancaria de la cuenta corriente N° XXXXXXXXXX “Gastos Generales” del Banco Estado, del mes de diciembre de 2020, se determinó la existencia de 3 cheques girados y no cobrados a ese mes -por un total de $188.800-, los cuales, una vez vencido el plazo legal de cobro, fueron registrados en la cuenta contable Nº 21601, “Documentos Caducados”, con retraso de hasta 144 días posterior a la fecha en que caducaban.
La situación descrita previamente denota una demora en el registro de los cheques caducados por parte del HRT, aspecto que no se condice, por una parte, con lo dispuesto en el numeral 51 de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, y por otra, con las características cualitativas de la información financiera, especialmente aquella relacionada con “relevante y oportuna” establecida en la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile, de este origen.
Por ende, le corresponderá a ese órgano de salud, en lo sucesivo, emprender acciones que tiendan a regularizar oportunamente el registro contable de tales documentos, una vez excedido el plazo legal de cobro, con el propósito de ajustarse al numeral 51 de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen y con las características cualitativas de la información financiera, especialmente aquella relacionada con “relevante y oportuna” establecida en la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile.
Director del Hospital de Talca
La dirección del Hospital Regional de Talca emitió la siguiente declaración:
Respecto al informe de Contraloría de la República sobre Farmacia, el Director del Hospital Regional de Talca, Osvaldo Acevedo Gutiérrez, informa a la opinión pública lo siguiente:
-“Quiero informar a la comunidad que a poco más de un mes de que asumí como Director del Hospital Regional de Talca, envié el 26 de noviembre del 2020 este oficio (ORD N° 6227) en que señalo una serie de situaciones vinculadas a Farmacia”.
-“Además me reuní personalmente con el Señor Contralor Regional y su equipo, como refleja en este respaldo de asistencia”.
-“A partir de esto, Contraloría inicia una auditoría del periodo enero a diciembre 2020 sobre procesos vinculados a Farmacia”.
-“Por otro lado, Contraloría inicia un sumario administrativo a partir de la denuncia que realicé, proceso que aún está en curso”.
-“Junto con poner a disposición de Contraloría todos los antecedentes durante el año 2021 -aún en medio de la pandemia- hemos iniciado diversas acciones de mejora”.
-“Es así como se dio creación al Departamento de Suministros Clínicos, liderado por un ingeniero, buscando fortalecer procesos de control de inventario y distribución de medicamentos”.
-“También he oficiado a mi Jefatura (SSM), solicitando mejoras en el Sistema Informático ABAS (Sistema Integral de Abastecimiento)”.
-“Junto con esperar el resultado del sumario que lleva Contraloría de los hechos que denunciamos como hospital, estamos focalizados en implementar acciones de mejora a los procesos de Farmacia del Hospital Regional de Talca”.
